Cómo Utilizar Las Aplicaciones De Google Para La Construcción De Valor: Productividad, Manejo del Tiempo y Comunicación.
El siglo XXI se ha caracterizado por ser un periodo de disrupción tecnológica. Avances como, la computación basada en la nube por empresas vanguardistas como Google, han creado espacios de colaboración en tiempo real, que brindan acceso a la información en cualquier momento, dispositivo o lugar. Esta “aldea global”, como la llamó el Teólogo de la Comunicación Mcluhan, al referenciar la interconexión humana a escala mundial generada por los medios de comunicación; se ha vuelto cada vez más pequeña. Fenómenos como la globalización, brindan acceso a mercados mundiales, a recursos diferenciales y a la obtención de ventajas comparativas para aquellos que deseen poseer el conocimiento y la información, como la base del nuevo orden mundial: los primeros en llegar la información, serán los primeros en ejercer poder.
Por esto, el siguiente articulo va encaminado a darles a conocer una serie de estrategias para mejorar la productividad, la administración del tiempo, y canales de comunicación mediante la utilización de aplicaciones desarrolladas por Google que buscan construir valor al usuario.
Según el PhD Daniel J. Levitin en su libro “La Mente Organizada”, millones de neuronas están monitoreando constantemente el entorno a través de un filtro atencional, que permite acceso a la información que la persona necesita o requiere. Cada actualización de Facebook, cada tweet, o mensaje compite con recursos atencionales que consumen capacidad neuronal para los aspectos verdaderamente importantes. Los seres humanos solo pueden procesar un total de 34 Gigabytes o 100,000 palabras al día y teniendo en cuenta que las neuronas son células metabólicamente vivas, que necesitan oxígeno y glucosa para trabajar eficientemente, debemos de emplear nuestros esfuerzos óptima y productivamente.
Aunque el termino productividad este asociado al ámbito empresarial, y se entiende como la capacidad de generar mayor rentabilidad con la utilización eficiente de los recursos; hoy en día es un término que acompaña al ser humano en su diario vivir. Es decir, debido a las cantidades de información, datos, imágenes y decisiones a los que están expuestas las personas diariamente, son claves todas las herramientas y ayudas que permitan cumplir sus compromisos en todos los contextos, con la misma cantidad de tiempo.
El acceso a la información en cualquier lugar, tiempo y dispositivo ha creado enlaces o networks de personas, donde la colaboración en tiempo real trae un sin número de beneficios. Google diseña un doc suite (slides, sheets and docs), que permite hacer presentaciones, trabajar en hojas de cálculo o escribir documentos en un procesador de palabras de manera colaborativa. Varios usuarios pueden estar trabajando en el mismo documento, permitiéndoles ver las ediciones realizadas, comunicarse o dejar comentarios. Los cambios son grabados de manera automática en Google Drive; servicio de almacenamiento y sincronización en la nube. Esta suite, adicionalmente, pone al servicio del usuario el voice type y el explore feature, herramientas que agilizan y complementan su utilización; ya que permiten dictarle directamente al computador sin la necesidad de escribir e integran a la suite un web browser, con el cual se logra el acceso a cualquier página de internet directamente dentro del documento, hoja de cálculo o presentación en la cual estén trabajando; respectivamente.
El manejo del tiempo es el proceso de planear y ejercitar control de manera consciente sobre la cantidad de tiempo invertido en actividades específicas; con la finalidad de aumentar la eficiencia y la productividad. Existe una herramienta conocida como Google Calendar, que va más allá que una simple agenda o un calendario electrónico, este permite que las personas trabajen de manera más inteligente. Le permite al usuario sincronizar sus calendarios, los de sus amigos, compañeros del trabajo e inclusive los públicos, en una misma pantalla. De esta manera, puede visualizarlos acorde a sus necesidades, facilitando el agendamiento de reuniones de trabajo, citas o eventos de cualquier tipo. Eliminando así, el irrespeto de disponer del tiempo de los demás sin su consentimiento y evitar el sin número de correos intercambiados para agendar una simple reunión. Esta herramienta ayuda a ser más productivo, procrastinar menos y tener más tiempo, lo cual puede ayudar a reducir la ansiedad y el estrés.
Gmail revoluciona la funcionabilidad del correo electrónico. No solo se diferencia de sus competidores al ofrecer 15 Gigabytes de almacenamiento gratuito, o permitiendo recibir correos con adjuntos de 50 Megabytes de tamaño o enviar correos de 25Megabytes, sino que también hace la función de una asistente personal. Es decir, organiza los mensajes recibidos en fólderes por prioridad, leídos, marcados y no leídos, esto lo hace a través de un algoritmo que estudia el comportamiento del usuario, encontrando un patrón en sus hábitos y estableciendo así una conducta de ordenamiento.
Esta opción de correo electrónico también cuenta con una función que se llama labs, la cual permite que el usuario pruebe y experimente nuevas mejoras al software original. Desarrollos como el “undo send” otorgan al usuario 30 segundos después de enviado un correo electrónico para arrepentirse y corregir cualquier error, modificar el texto, adjuntar un archivo o simplemente, no enviar en lo absoluto dicho correo. También hay uno que se llama “canned responses” el cual permite responder y enviar mensajes predeterminados, evitando demoras en responder a muchos usuarios y haciendo mejor uso del tiempo.
Adicionalmente, cuenta con extensiones o pequeños softwares que modifican y mejoran la funcionabilidad del buscador Chrome. Uno de ellos se conoce como boomerang el cual permite programar correos enviados y/o recibidos para que estos salgan o lleguen en un día y hora de preferencia. Esto, puede resultar muy provechoso para aquellos adictos al trabajo que escriben correos en horarios no laborales, agendándolos de tal manera que se envíen automáticamente cuando sea requerido.
La comunicación efectiva está compuesta por la conjugación armoniosa de varios elementos: Emisor, Receptor, Mensaje, Canal, Código y Contexto. Desde la Imprenta de Gutenberg que da paso a los libros, al teléfono de Graham Bell y finalmente con la llegada del internet, las telecomunicaciones han evolucionado exponencialmente. El emisor y receptor ya no necesitan estar en el mismo lugar, el canal es el que varía en formato (audio, texto o video), el mensaje sigue siendo el mismo y los contextos se construyen según el momento.
Herramientas como Google Hangouts, permiten enviar mensajes, realizar llamadas o inclusive tener videoconferencias desde cualquier dispositivo siempre y cuando tenga conexión a internet, reduciendo las distancias y haciendo más ágil nuestro proceso comunicacional. En el ámbito laboral, al articular esta herramienta con otras como Google Calendar, se cuenta con una manera rápida, sencilla y practica para llevar a cabo gestiones que lleven a las empresas a ser más efectivas. Provee espacios colaborativos que facilitan el trabajo en equipo y la conectividad a escala global.
Finalmente, aquí se han sido expuestas, de manera muy general, algunas de las herramientas más utilizadas de la Suite de Google, sin desconocer que existen muchas más, que al igual que las mencionadas, fueron pensadas para construir valor en el recurso intangible, no-renovable: el tiempo.
Si estas interesado en ampliar el conocimiento sobre estas herramientas digitales para la generación de valor en cualquier ámbito o contexto, puedes empezar tu formación accediendo al siguiente link:
REFERENCIAS
HORN, M., AND STAKER, H., (2015), BLENDED: USING DISRUPTIVE INNOVATION TO IMPROVE SCHOOLS, JOSEY-BASS, SAN FRANCISCO, USA
CLARK, H., AND AVRITH, T., (2015), THE GOOGLE INFUSED CLASSROOM, ED TECH TEAM PRESS,
IRVINE, CALIFORNIA, USA
