Loei, Thailand - May 10, 2017: Hand holding samsung s8 with mobile application for Google on the screen

How to use Google Apps for the creation of value: Productivity, Time Management and Communication.

El siglo XXI se ha caracterizado como un período de ruptura tecnológica. Avances como la computación basada en la nube de compañías vanguardistas como Google, han creado espacios de colaboración en tiempo real, que brindan acceso a la información en cualquier momento, dispositivo o lugar. Esta “aldea global”, como lo llamó el teólogo de la comunicación de Mcluhan, al referirse a la interconexión humana a escala global generada por los medios de comunicación; Se ha vuelto más y más pequeño. Fenómenos como la globalización, proporcionan acceso a los mercados globales, a recursos diferenciales y a la obtención de ventajas comparativas para aquellos que desean poseer conocimientos e información, como la base del nuevo orden mundial: los primeros en llegar a la información serán los primeros en ejercer poder

 

Para esto, el siguiente artículo está destinado a informarle sobre una serie de estrategias para mejorar la productividad, la administración del tiempo y los canales de comunicación mediante el uso de aplicaciones desarrolladas por Google que buscan generar valor para el usuario.

 

Según el Dr. Daniel J. Levitin en su libro “La mente organizada”, millones de neuronas monitorean constantemente el entorno a través de un filtro de atención, que permite el acceso a la información que la persona necesita o necesita. Cada actualización de Facebook, cada tweet o mensaje compite con los recursos de atención que consumen capacidad neuronal para los aspectos verdaderamente importantes. Los seres humanos solo pueden procesar un total de 34 Gigabytes o 100,000 palabras por día y teniendo en cuenta que las neuronas son células metabólicamente vivas, que necesitan oxígeno y glucosa para funcionar de manera eficiente, debemos utilizar nuestros esfuerzos de manera óptima y productiva.

 

Si bien el término productividad está asociado con el sector empresarial, se entiende como la capacidad de generar una mayor rentabilidad con el uso eficiente de los recursos; Hoy en día es un término que acompaña al ser humano en su vida cotidiana. Es decir, debido a la cantidad de información, datos, imágenes y decisiones a las que las personas están expuestas diariamente, todas las herramientas y ayudas que les permiten cumplir sus compromisos en todos los contextos, con la misma cantidad de tiempo, son clave. .

 

El acceso a la información en cualquier lugar, tiempo y dispositivo ha creado enlaces o redes de personas, donde la colaboración en tiempo real trae una serie de beneficios. Google diseña un conjunto de documentos (diapositivas, hojas y documentos), que le permite realizar presentaciones, trabajar en hojas de cálculo o escribir documentos en un procesador de textos de forma colaborativa. Varios usuarios pueden estar trabajando en el mismo documento, permitiéndoles ver las ediciones realizadas, comunicarse o dejar comentarios. Los cambios se registran automáticamente en Google Drive; Servicio de almacenamiento y sincronización en la nube. Esta suite, además, pone el tipo de voz y la función de exploración al servicio del usuario, herramientas que aceleran y complementan su uso; ya que permiten el dictado directamente a la computadora sin la necesidad de escribir e integrar en la suite un navegador web, con el cual el acceso a cualquier página de Internet se logra directamente dentro del documento, hoja de cálculo o presentación en la que están trabajando; respectivamente.

 

La gestión del tiempo es el proceso de planear conscientemente y ejercer control sobre la cantidad de tiempo dedicado a actividades específicas; Con el fin de aumentar la eficiencia y la productividad. Existe una herramienta conocida como Google Calendar, que va más allá de una simple agenda o un calendario electrónico, lo que permite a las personas trabajar de manera más inteligente. Permite al usuario sincronizar sus calendarios, los de sus amigos, compañeros de trabajo e incluso el público, en una sola pantalla. De esta manera, puede visualizarlos según sus necesidades, facilitando la programación de reuniones de trabajo, citas o eventos de cualquier tipo. Eliminando de esta manera, la falta de respeto de tener el tiempo de otros sin su consentimiento y evitando la cantidad de correos electrónicos intercambiados para programar una reunión simple. Esta herramienta ayuda a ser más productivo, postergar menos y tener más tiempo,

 

Gmail revoluciona la funcionalidad del correo electrónico. No solo difiere de sus competidores al ofrecer 15 Gigabytes de almacenamiento gratuito, o al permitirle recibir correos electrónicos con archivos adjuntos de 50 Megabytes de tamaño o enviar correos electrónicos de 25 Megabytes, sino que también actúa como asistente personal. Es decir, organiza los mensajes recibidos en carpetas por prioridad, leídos, marcados y no leídos, esto se realiza a través de un algoritmo que estudia el comportamiento del usuario, encuentra un patrón en sus hábitos y establece un comportamiento de clasificación.

Esta opción de correo electrónico también tiene una función llamada laboratorios, que permite al usuario probar y experimentar nuevas mejoras al software original. Los desarrollos tales como “deshacer envío” otorgan al usuario 30 segundos después de enviar un correo electrónico para que se arrepientan y corrijan cualquier error, modifiquen el texto, adjunten un archivo o simplemente no lo envíen a todos los correos. También hay una llamada “respuestas enlatadas” que permite responder y enviar mensajes predeterminados, evitando demoras en responder a muchos usuarios y haciendo un mejor uso del tiempo.

Además, tiene extensiones o software pequeño que modifica y mejora la funcionalidad del navegador Chrome. Uno de ellos se conoce como un boomerang que le permite programar los correos electrónicos enviados y / o recibidos para que salgan o lleguen a un día y hora preferidos. Esto puede ser muy útil para aquellos adictos al trabajo que escriben correos electrónicos durante horas no laborables, organizándolos de tal manera que se envíen automáticamente cuando sea necesario.

 

La comunicación efectiva se compone de la conjugación armoniosa de varios elementos: Emisor, Receptor, Mensaje, Canal, Código y Contexto. Desde la Gutenberg Press que da paso a los libros, al teléfono de Graham Bell y, finalmente, con la llegada de Internet, las telecomunicaciones han evolucionado de manera exponencial. El remitente y el receptor ya no necesitan estar en el mismo lugar, el canal es el que varía en formato (audio, texto o video), el mensaje sigue siendo el mismo y los contextos se crean de acuerdo con el momento.

Las herramientas como Google Hangouts le permiten enviar mensajes, realizar llamadas o incluso realizar videoconferencias desde cualquier dispositivo siempre que tenga una conexión a Internet, reduciendo las distancias y haciendo que nuestro proceso de comunicación sea más ágil. En el lugar de trabajo, al articular esta herramienta con otras como Google Calendar, existe una manera rápida, sencilla y práctica de llevar a cabo acciones que llevan a las empresas a ser más eficaces. Proporciona espacios de colaboración que facilitan el trabajo en equipo y la conectividad a escala global.

 

Finalmente, aquí hemos expuesto, de una manera muy general, algunas de las herramientas más utilizadas de Google Suite, sin ignorar que hay muchas más que, como las mencionadas anteriormente, fueron diseñadas para generar valor en el recurso intangible, no – renovables: el tiempo.

 

 

Si está interesado en ampliar el conocimiento sobre estas herramientas digitales para la generación de valor en cualquier campo o contexto, puede comenzar su capacitación accediendo al siguiente enlace:

 

www.trainersavvy.com

 

Referencias

 

HORN, M., Y STAKER, H., (2015), MEZCLA: USANDO LA INNOVACIÓN DISRUPTIVA PARA MEJORAR LAS ESCUELAS, JOSEY-BASS, SAN FRANCISCO, EE. UU.

 

CLARK, H., Y AVRITH, T., (2015), EL AULA DE INFUSIÓN DE GOOGLE, ED TECH TEAM PRESS,

IRVINE, CALIFORNIA, EE.UU.

 

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